Rà Soát Hợp Đồng Trước Khi Ký: Checklist 12 Điểm Và Ba Lỗi Khiến Hợp Đồng Không Ràng Buộc Được Ai

Một công ty ký hợp đồng cung cấp dịch vụ trị giá 3 tỷ đồng. Người ký bên kia là một phó giám đốc, có đóng dấu công ty, có gửi kèm bản chụp giấy đăng ký doanh nghiệp.

Sáu tháng sau, khi phát sinh tranh chấp, phía công ty đó trả lời rằng phó giám đốc không phải người đại diện theo pháp luật, không có ủy quyền, và công ty không công nhận hợp đồng này.

Con dấu không giải quyết được vấn đề đó. Bản chụp giấy đăng ký doanh nghiệp cũng không.

Đây là loại lỗi không nằm trong nội dung hợp đồng. Toàn bộ điều khoản có thể được viết rất tốt, nhưng nếu người ký không có thẩm quyền thì hợp đồng có nguy cơ không làm phát sinh nghĩa vụ với chính doanh nghiệp mà mình muốn ràng buộc.

Bài này là checklist rà soát trước khi ký, xếp theo thứ tự nên kiểm tra, bắt đầu từ những điểm mà nếu sai thì các điểm còn lại trở nên vô nghĩa.

Rà soát hợp đồng không phải là đọc xem có gì bất lợi. Nó là trả lời hai câu: hợp đồng này có ràng buộc được bên kia không, và khi bên kia không làm đúng thì mình có gì trong tay.

Trả Lời Nhanh

Checklist 12 Điểm Dạng Bảng

Những Tình Huống Thực Tế Thường Gặp

Ký với người không có thẩm quyền

Đây là lỗi nghiêm trọng nhất vì nó có thể làm vô hiệu hóa toàn bộ công sức đàm phán. Thường gặp khi bên kia cử một trưởng phòng, giám đốc chi nhánh hoặc phó giám đốc ra ký, và bên mình cho rằng có con dấu là đủ.

Đối tượng hợp đồng mô tả quá chung

Hợp đồng dịch vụ ghi "tư vấn và hỗ trợ triển khai", hợp đồng thi công ghi "hoàn thiện theo thiết kế". Khi tranh chấp, không có cách nào xác định bên kia đã làm đúng hay chưa, vì không có mốc để đối chiếu.

Thanh toán không gắn với mốc công việc

Chia thành nhiều đợt theo thời gian thay vì theo kết quả. Đến hạn thì phải trả tiền dù công việc chưa đạt, hoặc ngược lại phải giao hàng trong khi bên kia chưa trả đợt trước.

Không có lối ra

Hợp đồng chỉ nói khi nào bắt đầu mà không nói khi nào và bằng cách nào thì kết thúc. Khi quan hệ đổ vỡ, hai bên mắc kẹt trong một hợp đồng mà không ai muốn tiếp tục và không ai được rút.

Phụ lục mâu thuẫn với hợp đồng

Hợp đồng chính ghi một tiến độ, phụ lục kỹ thuật ghi tiến độ khác, báo giá đính kèm ghi con số thứ ba. Không có điều khoản về thứ tự ưu tiên nên mỗi bên viện dẫn văn bản có lợi cho mình.

Ba Lỗi Khiến Hợp Đồng Không Ràng Buộc Được Ai

Trước khi vào checklist, có ba lỗi thuộc loại khác. Chúng không làm hợp đồng bất lợi, mà làm hợp đồng mất tác dụng.

Lỗi 1: người ký không có thẩm quyền

Điều 142 Bộ luật Dân sự 2015 quy định giao dịch do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện, trừ ba trường hợp: người được đại diện đã công nhận giao dịch; người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý; hoặc người được đại diện có lỗi dẫn đến việc bên kia không biết và không thể biết về việc người ký không có quyền đại diện.

Điều 143 quy định tương tự cho trường hợp vượt quá phạm vi đại diện, áp dụng cho phần vượt quá.

Ba ngoại lệ đó đều là những thứ phải chứng minh sau khi tranh chấp đã xảy ra. Kiểm tra trước khi ký rẻ hơn rất nhiều.

Lỗi 2: giao dịch thuộc nhóm bắt buộc về hình thức mà không thực hiện

Một số giao dịch bắt buộc phải công chứng, chứng thực, đặc biệt trong lĩnh vực bất động sản. Không thực hiện đúng hình thức thì hợp đồng có nguy cơ bị tuyên vô hiệu.

Cần lưu ý rằng vẫn có cơ chế cứu vãn khi đã thực hiện phần lớn nghĩa vụ, nhưng đó là cách xử lý hậu quả, không phải cách làm đúng ngay từ đầu.

Lỗi 3: nội dung khác với bản chất thật của quan hệ

Ký hợp đồng chuyển nhượng tài sản để bảo đảm cho khoản vay. Ký hợp đồng dịch vụ để che giấu quan hệ lao động. Ký hợp đồng hợp tác để che giấu quan hệ góp vốn.

Nhóm này rủi ro ở cả hai đầu: khi tranh chấp thì cơ quan giải quyết xem xét bản chất chứ không chỉ tên gọi, và bên nào cũng có thể mất phần mình nghĩ là đang được bảo vệ.

Căn Cứ Pháp Lý

Nguyên văn phần quan trọng nhất của khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020:

"Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba."

Câu này có ý nghĩa hai chiều. Khi ký với đối tác có nhiều người đại diện, đây là lớp bảo vệ. Nhưng với chính doanh nghiệp mình, nếu Điều lệ không phân chia rõ thì bất kỳ người đại diện nào cũng có thể ràng buộc công ty.

Nhóm 1: Bốn Điểm Về Tư Cách Và Đối Tượng

Điểm 1: tư cách và thẩm quyền của người ký

Với doanh nghiệp, cần đối chiếu tên người ký với người đại diện theo pháp luật đang đăng ký. Nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật thì phải có văn bản ủy quyền, và cần kiểm tra ba việc trong văn bản đó: còn hiệu lực về thời hạn không, phạm vi ủy quyền có bao gồm việc ký loại hợp đồng này không, và người ủy quyền có thẩm quyền ủy quyền không.

Với cá nhân, kiểm tra giấy tờ tùy thân và tình trạng hôn nhân nếu tài sản có khả năng là tài sản chung.

Với tài sản thuộc sở hữu chung, cần có sự tham gia hoặc đồng ý của các đồng sở hữu.

Điểm 2: tình trạng pháp lý của bên kia

Kiểm tra doanh nghiệp còn hoạt động hay đã tạm ngừng, giải thể. Kiểm tra ngành nghề đăng ký có phù hợp với công việc trong hợp đồng không, đặc biệt với ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

Với hợp đồng giá trị lớn hoặc thanh toán trả sau, nên tìm hiểu thêm về khả năng thực hiện của bên kia. Một bản án thắng kiện không có giá trị nếu bên kia không còn tài sản để thi hành.

Điểm 3: đối tượng hợp đồng

Đây là điểm quyết định toàn bộ phần còn lại, vì mọi tranh chấp về sau đều quy về câu hỏi bên kia đã làm đúng chưa.

Tiêu chuẩn để kiểm tra: đọc phần mô tả và tự hỏi liệu một người thứ ba không tham gia đàm phán có thể dựa vào đó để kết luận công việc đã hoàn thành hay chưa. Nếu câu trả lời là không, phần mô tả cần cụ thể hơn.

Với hợp đồng dịch vụ, nên có danh mục công việc và sản phẩm bàn giao. Với hợp đồng mua bán, nên có quy cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, xuất xứ. Những nội dung này có thể đặt trong phụ lục, miễn là phụ lục được xác định là bộ phận của hợp đồng.

Điểm 4: điều kiện pháp lý của giao dịch

Ba câu hỏi. Giao dịch này có bắt buộc công chứng, chứng thực không. Có cần giấy phép hoặc điều kiện kinh doanh nào không. Có cần sự chấp thuận nội bộ nào không, ví dụ nghị quyết của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông với các giao dịch có giá trị lớn theo Điều lệ.

Điểm cuối thường bị bỏ qua và là nguồn rủi ro thật, vì nó liên quan trực tiếp đến phạm vi thẩm quyền của người ký.

Nhóm 2: Bốn Điểm Về Tiền Và Tiến Độ

Điểm 5: giá và cách thanh toán

Kiểm tra bốn nội dung. Giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng chưa. Chia thành mấy đợt và mỗi đợt gắn với mốc nào. Thanh toán trong bao nhiêu ngày kể từ sự kiện nào. Và chậm thanh toán thì hậu quả là gì.

Nguyên tắc quan trọng nhất: gắn thanh toán với kết quả, không gắn với thời gian. "Thanh toán đợt hai trong 07 ngày kể từ ngày hai bên ký biên bản nghiệm thu giai đoạn một" an toàn hơn nhiều so với "thanh toán đợt hai vào ngày 30 tháng 6".

Về lãi chậm thanh toán, mức và cách tính nên ghi rõ trong hợp đồng, và cần đối chiếu với giới hạn pháp luật áp dụng cho loại hợp đồng đó.

Điểm 6: thời hạn và tiến độ

Mốc thời gian phải là ngày cụ thể hoặc số ngày kể từ một sự kiện xác định được. Tránh các cụm mơ hồ như "sớm nhất có thể", "trong thời gian hợp lý", "theo tiến độ dự án".

Với hợp đồng nhiều giai đoạn, nên có bảng tiến độ trong phụ lục kèm giá trị từng giai đoạn. Bảng này phục vụ hai mục đích: làm mốc thanh toán, và làm cơ sở tính phần nghĩa vụ bị vi phạm khi cần áp dụng chế tài.

Điểm 7: nghiệm thu và bàn giao

Cần trả lời: ai là người có thẩm quyền nghiệm thu, theo tiêu chí nào, trong bao nhiêu ngày phải phản hồi, và nếu không phản hồi trong thời hạn đó thì có được coi là đã chấp nhận không.

Điều khoản về im lặng được coi là chấp nhận rất có giá trị với bên cung cấp, vì nó chặn được tình trạng bên kia kéo dài việc nghiệm thu để trì hoãn thanh toán. Ngược lại, bên mua nên xem kỹ thời hạn này có đủ để kiểm tra thực chất hay không.

Điểm 8: phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại

Ba việc cần kiểm tra.

Thứ nhất, mức phạt có nằm trong giới hạn không. Hợp đồng thương mại chịu trần 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm theo Điều 301 Luật Thương mại 2005. Hợp đồng dân sự thuần túy thì theo Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015 và không có trần này.

Thứ hai, cách tính có bám đúng câu chữ của luật không. Nên viết "8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm" thay vì "8% giá trị hợp đồng".

Thứ ba, có câu về việc vừa phạt vừa bồi thường không. Với hợp đồng dân sự, đây là câu bắt buộc phải có. Theo Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015, nếu chỉ thỏa thuận phạt mà không nói gì thêm thì bên vi phạm chỉ phải chịu phạt, tức là mất quyền đòi bồi thường thiệt hại.

Nhóm 3: Bốn Điểm Về Rủi Ro Và Lối Ra

Điểm 9: chấm dứt hợp đồng

Đây là điểm bị viết sơ sài nhất trong hầu hết hợp đồng, và cũng là điểm được viện dẫn nhiều nhất khi quan hệ đổ vỡ.

Cần tách riêng ba nhóm: chấm dứt do thỏa thuận, chấm dứt do một bên vi phạm, và chấm dứt vì lý do khác không do lỗi ai. Với mỗi nhóm, ghi rõ điều kiện, thời hạn báo trước, và hậu quả về tiền.

Cảnh báo về điều khoản chấm dứt đối xứng. Câu "hai bên có quyền chấm dứt hợp đồng bằng cách báo trước 30 ngày" nghe công bằng nhưng thường rất bất lợi cho bên đã đầu tư trước. Bên nào bỏ vốn trước, thuê nhân sự trước, hoặc cải tạo mặt bằng trước thì bên đó cần điều kiện chấm dứt chặt hơn cho phía đối tác.

Điểm 10: bảo hành, bảo mật và sở hữu trí tuệ

Bảo hành: phạm vi, thời hạn, thời gian phản hồi, và các trường hợp loại trừ.

Bảo mật: định nghĩa thông tin mật, thời hạn nghĩa vụ, các ngoại lệ, và hậu quả khi vi phạm. Thời hạn nên hợp lý theo tính chất thông tin, và với thỏa thuận song phương thì thường hai đến ba năm là phổ biến.

Sở hữu trí tuệ: áp dụng cho hợp đồng thiết kế, phần mềm, nội dung, thương hiệu. Cần ghi rõ sản phẩm tạo ra trong quá trình thực hiện hợp đồng thuộc về ai, chuyển giao vào thời điểm nào, và bên nhận được sử dụng trong phạm vi nào.

Điều khoản sở hữu trí tuệ hay bị bỏ trống với lý do "hiển nhiên là của bên trả tiền". Trên thực tế điều này không hiển nhiên và nên được viết ra.

Điểm 11: bất khả kháng và giải quyết tranh chấp

Bất khả kháng: nên có định nghĩa, nghĩa vụ thông báo trong bao nhiêu ngày, hậu quả trong thời gian sự kiện kéo dài, và mốc thời gian mà sau đó mỗi bên được chấm dứt hợp đồng.

Giải quyết tranh chấp: chọn Tòa án hay Trọng tài, và phải nêu đích danh. "Giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền" là câu không sai nhưng không có tác dụng gì. "Giải quyết tại Trọng tài" mà không nêu tên trung tâm trọng tài và quy tắc tố tụng thì có nguy cơ về hiệu lực của thỏa thuận trọng tài.

Nên có bước thương lượng trước với thời hạn cụ thể, ví dụ 30 ngày, để tạo cơ hội xử lý mà không phải ra cơ quan tài phán.

Điểm 12: hình thức, phụ lục và thứ tự ưu tiên

Kiểm tra số bản, mỗi bên giữ mấy bản, hợp đồng có bao nhiêu trang và các bên có ký nháy từng trang không.

Quan trọng nhất là điều khoản về thứ tự ưu tiên. Khi hợp đồng có phụ lục kỹ thuật, báo giá, đơn hàng, điều khoản chung của một bên, cần ghi rõ văn bản nào là bộ phận của hợp đồng và khi có mâu thuẫn thì văn bản nào được ưu tiên áp dụng.

Với hợp đồng song ngữ, cần ghi rõ bản tiếng nào có giá trị chi phối khi hai bản khác nhau.

Cuối cùng, kiểm tra địa chỉ nhận văn bản và thư điện tử của mỗi bên, kèm quy định rằng thông báo gửi đến các địa chỉ đó được coi là đã gửi hợp lệ. Đây là chi tiết nhỏ nhưng loại bỏ được tranh cãi về việc đã thông báo hay chưa.

Ký Hợp Đồng Bằng Chữ Ký Điện Tử

Hình thức ký qua nền tảng điện tử ngày càng phổ biến, và đi kèm là một số hiểu nhầm.

Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2024, quy định thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Khung pháp lý về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy được quy định chi tiết tại Nghị định 23/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 10/04/2025.

Về lưu trữ, hợp đồng điện tử cần được lưu ở dạng cho phép kiểm tra tính toàn vẹn và truy xuất khi cần. Một file PDF lưu trong máy cá nhân không đủ. Nên giữ cả nhật ký ký kết do nền tảng cung cấp.

Lưu ý thêm: Luật Giao dịch điện tử 2023 đã được sửa đổi, bổ sung bởi một số luật ban hành cuối năm 2025 có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, nên khi áp dụng cho trường hợp cụ thể cần đối chiếu văn bản hợp nhất mới nhất.

Phân Tích Ba Trường Hợp Thực Tế

Trường hợp 1: hợp đồng 3 tỷ, người ký không có thẩm quyền

Bối cảnh. Hợp đồng dịch vụ 3 tỷ đồng, bên kia cử phó giám đốc ký và đóng dấu công ty. Không có văn bản ủy quyền kèm theo.

Diễn biến. Khi tranh chấp, công ty đó cho rằng người ký không có thẩm quyền và không công nhận hợp đồng.

Vấn đề pháp lý. Theo Điều 142 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch do người không có quyền đại diện xác lập không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ với người được đại diện, trừ ba trường hợp: đã công nhận giao dịch; biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý; hoặc có lỗi dẫn đến việc bên kia không biết và không thể biết.

Hướng xử lý. Tập hợp chứng cứ cho thấy công ty đó đã biết và không phản đối, hoặc đã có hành vi thực hiện hợp đồng như nhận tiền, xuất hóa đơn, cử người phối hợp công việc. Đây là những chứng cứ có thể đưa vụ việc về nhóm ngoại lệ.

Bài học. Năm phút đối chiếu tên người đại diện theo pháp luật trước khi ký tránh được toàn bộ rủi ro này.

Trường hợp 2: phụ lục mâu thuẫn với hợp đồng chính

Bối cảnh. Hợp đồng thi công có ba văn bản: hợp đồng chính, phụ lục tiến độ và bảng báo giá chi tiết. Hợp đồng chính ghi thời gian hoàn thành 120 ngày, phụ lục tiến độ cộng lại ra 150 ngày.

Vấn đề pháp lý. Hợp đồng không có điều khoản về thứ tự ưu tiên, nên mỗi bên viện dẫn văn bản có lợi cho mình. Việc xác định ý chí thật của các bên phải dựa vào toàn bộ quá trình đàm phán và thực hiện, và đây là tranh chấp tốn thời gian không cần thiết.

Bài học. Một câu về thứ tự ưu tiên trong hợp đồng chính giải quyết được toàn bộ nhóm tranh chấp này. Đây là điều khoản mất một phút để viết.

Trường hợp 3: hợp đồng dân sự chỉ ghi phạt, mất quyền bồi thường

Bối cảnh. Hợp đồng giữa hai cá nhân, ghi "bên vi phạm chịu phạt 200 triệu đồng". Không có câu nào về bồi thường thiệt hại.

Vấn đề pháp lý. Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015 quy định trường hợp các bên có thỏa thuận về phạt vi phạm nhưng không thỏa thuận về việc vừa phải chịu phạt vừa phải bồi thường thiệt hại thì bên vi phạm nghĩa vụ chỉ phải chịu phạt vi phạm.

Bài học. Trong hợp đồng dân sự, một câu về bồi thường thiệt hại có giá trị lớn hơn nhiều so với con số phạt. Đây là điểm khác biệt căn bản so với hợp đồng thương mại và là chỗ hay bị bỏ sót nhất khi hai cá nhân tự soạn hợp đồng.

Quy Trình Rà Soát Trong 60 Phút

Với một hợp đồng thương mại thông thường, trình tự dưới đây giúp phát hiện phần lớn vấn đề mà không cần đọc kỹ từng câu ngay từ đầu.

Bước 1: kiểm tra tư cách người ký, khoảng 10 phút

Đối chiếu tên người ký với người đại diện theo pháp luật. Nếu là người được ủy quyền thì kiểm tra văn bản ủy quyền về thời hạn, phạm vi và thẩm quyền của người ủy quyền. Kiểm tra tình trạng hoạt động và ngành nghề của doanh nghiệp.

Nếu bước này không đạt, dừng lại và xử lý trước khi đọc tiếp. Không có ý nghĩa gì khi đàm phán nội dung của một hợp đồng không ràng buộc được bên kia.

Bước 2: đọc phần đối tượng, giá và tiến độ, khoảng 15 phút

Trả lời ba câu: mô tả công việc đã đủ để phân định đúng sai chưa, thanh toán có gắn với kết quả không, và mốc thời gian có xác định được không.

Bước 3: tìm điều khoản chấm dứt, khoảng 10 phút

Đây là điều khoản cần đọc sớm chứ không phải đọc cuối. Nếu hợp đồng cho bên kia quyền chấm dứt dễ dàng trong khi mình phải đầu tư trước, thì mọi điều khoản khác đều mất giá trị.

Bước 4: rà nhóm chế tài và giải quyết tranh chấp, khoảng 15 phút

Kiểm tra mức phạt, cách tính, câu về vừa phạt vừa bồi thường, định nghĩa bất khả kháng, và cơ quan giải quyết tranh chấp có được nêu đích danh không.

Bước 5: đối chiếu phụ lục và lập danh sách đề nghị sửa, khoảng 10 phút

So từng con số giữa hợp đồng chính và các phụ lục. Sau đó lập danh sách đề nghị sửa, xếp theo ba mức: bắt buộc phải sửa, nên sửa, và có thể chấp nhận nếu đổi lại điều khác.

Cách phân mức này giúp cuộc đàm phán tập trung vào những điểm thật sự quan trọng thay vì tranh cãi trên mọi dòng.

Chi Phí Rà Soát So Với Chi Phí Tranh Chấp

Điểm đáng lưu ý về mặt tài chính: thù lao luật sư trong vụ kiện dân sự và thương mại thông thường không đương nhiên được bên thua kiện hoàn trả. Nghĩa là chi phí ở giai đoạn cuối là chi phí thật, khó thu hồi.

Trong khi đó chi phí rà soát trước khi ký là khoản duy nhất trong bảng này mà mình chủ động kiểm soát được hoàn toàn.

Khi Nào Cần Luật Sư Rà Soát

Không phải hợp đồng nào cũng cần. Với đơn hàng nhỏ, giao ngay trả ngay, quan hệ đơn giản thì một bản hợp đồng chuẩn là đủ.

Bốn nhóm sau thì nên có người rà soát.

Hợp đồng giá trị lớn so với quy mô doanh nghiệp. Không phải vì phức tạp hơn, mà vì hậu quả của một sai sót là không khắc phục được.

Hợp đồng do bên kia soạn và không chịu sửa. Trong nhóm này, việc quan trọng không phải là sửa được bao nhiêu, mà là biết chính xác mình đang chấp nhận rủi ro gì.

Hợp đồng dài hạn hoặc dùng lặp lại nhiều lần. Một mẫu hợp đồng có lỗi được dùng cho 50 khách hàng thì lỗi đó nhân lên 50 lần. Đây là nhóm có hiệu quả đầu tư cao nhất.

Hợp đồng có yếu tố nước ngoài, hoặc liên quan đến sở hữu trí tuệ, chuyển giao công nghệ, phần mềm. Nhóm này có những điều khoản mà mẫu thông thường không xử lý được.

5 Sai Lầm Thường Gặp

Sai lầm 1: đọc nội dung trước, kiểm tra người ký sau. Thứ tự này khiến công sức đàm phán có thể đổ xuống sông. Kiểm tra thẩm quyền là việc đầu tiên, không phải việc cuối cùng.

Sai lầm 2: tin rằng có con dấu là đủ. Con dấu không chứng minh thẩm quyền của người ký. Thứ cần là tên người đại diện theo pháp luật hoặc văn bản ủy quyền còn hiệu lực với phạm vi phù hợp.

Sai lầm 3: bỏ qua điều khoản chấm dứt vì nghĩ sẽ không dùng đến. Đây là điều khoản chỉ được đọc kỹ khi đã quá muộn. Nó nên được đọc thứ ba, không phải cuối cùng.

Sai lầm 4: ký phụ lục mà không kiểm tra mâu thuẫn với hợp đồng chính. Phụ lục thường được gửi sau, được xem là "phần kỹ thuật" và ít được đọc kỹ. Trong khi đó phụ lục là nơi chứa các con số quyết định.

Sai lầm 5: dùng lại mẫu hợp đồng cũ cho loại giao dịch khác. Mẫu hợp đồng mua bán dùng cho hợp đồng dịch vụ, mẫu hợp đồng thương mại dùng cho giao dịch với cá nhân. Các loại này khác nhau về trần phạt, về quy tắc bồi thường và về thời hiệu khởi kiện.

Câu Hỏi Thường Gặp

Ký hợp đồng với người không phải đại diện theo pháp luật thì có giá trị không?

Theo Điều 142 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện, trừ ba trường hợp: người được đại diện đã công nhận giao dịch; biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý; hoặc có lỗi dẫn đến việc bên kia không biết và không thể biết. Vì vậy cần kiểm tra thẩm quyền trước khi ký, hoặc yêu cầu có văn bản ủy quyền hợp lệ.

Hợp đồng có con dấu công ty thì đã chắc chắn chưa?

Chưa. Con dấu không tự nó chứng minh người ký có thẩm quyền đại diện. Luật Doanh nghiệp 2020 đã trao cho doanh nghiệp quyền quyết định về con dấu. Thứ cần kiểm tra là tên người ký có trùng với người đại diện theo pháp luật đang đăng ký hay không, hoặc có văn bản ủy quyền còn hiệu lực và đúng phạm vi hay không.

Công ty đối tác có hai người đại diện theo pháp luật thì ký với ai?

Khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia chưa được quy định rõ trong Điều lệ thì mỗi người đại diện theo pháp luật đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba. Nếu Điều lệ có phân chia, cần yêu cầu bên kia cung cấp phần Điều lệ liên quan để xác định người ký đúng thẩm quyền.

Hợp đồng ký bằng chữ ký số có giá trị như ký giấy không?

Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 quy định thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Khung pháp lý về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy được quy định chi tiết tại Nghị định 23/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên cần phân biệt chữ ký số với ảnh chụp chữ ký dán vào file, và cần lưu ý những giao dịch mà pháp luật bắt buộc công chứng, chứng thực thì ký điện tử không thay thế được thủ tục đó.

Điều khoản nào là quan trọng nhất trong một hợp đồng?

Không có một điều khoản duy nhất, nhưng ba điều khoản hay bị đánh giá thấp nhất so với tầm quan trọng thực tế là: điều kiện chấm dứt hợp đồng và hậu quả, câu về việc vừa chịu phạt vi phạm vừa bồi thường thiệt hại, và thứ tự ưu tiên giữa hợp đồng với các phụ lục. Ba điều khoản này ít được đàm phán nhưng lại được viện dẫn nhiều nhất khi tranh chấp.

Hợp đồng và phụ lục mâu thuẫn nhau thì áp dụng cái nào?

Phụ thuộc vào việc hợp đồng có quy định về thứ tự ưu tiên hay không. Nếu có, áp dụng theo thứ tự đã thỏa thuận. Nếu không, việc xác định phải dựa vào ý chí thật của các bên qua toàn bộ quá trình đàm phán và thực hiện, và đây là tranh chấp tốn thời gian. Cách phòng ngừa đơn giản là thêm một điều khoản nêu rõ văn bản nào là bộ phận của hợp đồng và văn bản nào được ưu tiên khi có mâu thuẫn.

Có nên chấp nhận hợp đồng mẫu của đối tác lớn không?

Trong nhiều trường hợp không có lựa chọn khác. Khi đó việc rà soát vẫn có giá trị, nhưng mục tiêu thay đổi: không phải để sửa mà để biết chính xác mình đang chấp nhận rủi ro gì, từ đó điều chỉnh cách vận hành hoặc giá cả cho phù hợp. Ba điểm nên cố gắng đàm phán ngay cả với mẫu cứng là giới hạn trách nhiệm, điều kiện chấm dứt và cơ chế thanh toán.

Rà soát hợp đồng mất bao lâu?

Với hợp đồng thương mại thông thường, một vòng rà soát kỹ thường mất từ một đến vài ngày làm việc, tùy độ dài và mức độ phức tạp. Với hợp đồng có yếu tố nước ngoài, hợp đồng dự án hoặc hợp đồng liên quan đến sở hữu trí tuệ thì lâu hơn. Riêng bước kiểm tra thẩm quyền người ký và tình trạng pháp lý của đối tác thì nhanh và nên làm ngay từ đầu.

Đã ký rồi mới phát hiện điều khoản bất lợi thì làm gì?

Ba hướng theo thứ tự ưu tiên. Thứ nhất là đề nghị ký phụ lục sửa đổi, khả thi nhất khi quan hệ còn tốt và chưa phát sinh tranh chấp. Thứ hai là xem điều khoản đó có vấn đề về hiệu lực hay không, ví dụ mức phạt vượt trần hoặc điều khoản trái quy định bắt buộc. Thứ ba là điều chỉnh cách vận hành để giảm khả năng rơi vào tình huống bất lợi đó. Việc cần tránh là bỏ qua và hy vọng không xảy ra.

Doanh nghiệp nhỏ có cần bộ mẫu hợp đồng riêng không?

Rất nên, và đây là nhóm có hiệu quả đầu tư cao nhất. Một mẫu hợp đồng có lỗi được dùng cho nhiều khách hàng thì lỗi nhân lên theo số lần sử dụng. Ngược lại, một bộ mẫu được chuẩn hóa một lần sẽ tiết kiệm thời gian cho mọi giao dịch về sau và giảm rủi ro một cách có hệ thống thay vì xử lý từng vụ.

Kết Luận

Rà soát hợp đồng có một thứ tự hợp lý, và thứ tự đó không phải là đọc từ đầu đến cuối.

Kiểm tra thẩm quyền người ký trước tiên, vì nếu sai ở đây thì mọi điều khoản còn lại đều không có tác dụng với bên mà mình muốn ràng buộc. Sau đó đến phần đối tượng, tiền và tiến độ. Rồi đến điều khoản chấm dứt, vốn nên được đọc sớm chứ không phải đọc cuối. Cuối cùng mới là nhóm chế tài, bất khả kháng và giải quyết tranh chấp.

Ba điều khoản đáng được chú ý hơn mức hiện tại: điều kiện chấm dứt và hậu quả, câu về vừa phạt vi phạm vừa bồi thường thiệt hại trong hợp đồng dân sự, và thứ tự ưu tiên giữa hợp đồng với phụ lục. Cả ba đều ngắn, đều dễ viết, và đều được viện dẫn nhiều nhất khi có tranh chấp.

Với doanh nghiệp dùng hợp đồng lặp lại, việc chuẩn hóa một bộ mẫu có giá trị hơn nhiều so với rà soát từng hợp đồng riêng lẻ.