Con Dấu Doanh Nghiệp: Bắt Buộc Không, Ai Được Giữ Và Xử Lý Sao Khi Bị Giữ Mất

Giám đốc và một thành viên góp vốn bất đồng. Giám đốc mang con dấu về nhà. Từ hôm đó công ty không ký được hợp đồng nào, không nộp được hồ sơ nào cần đóng dấu, ngân hàng từ chối lệnh chuyển tiền. Thành viên còn lại gọi lên công an phường trình báo, được trả lời đây là tranh chấp nội bộ doanh nghiệp, không thuộc thẩm quyền.

Câu chuyện này lặp lại nhiều đến mức thành mô típ. Gốc rễ nằm ở chỗ hầu hết doanh nghiệp vẫn nghĩ con dấu là một thứ giấy tờ do nhà nước cấp, ai giữ được thì người đó nắm công ty. Từ ngày 01/01/2021, cách hiểu đó đã sai hoàn toàn.

Con dấu doanh nghiệp không do cơ quan nào cấp, không phải đăng ký với ai, và doanh nghiệp được tự quyết định có làm hay không làm. Người giữ dấu không có quyền gì hơn ngoài quyền giữ một vật. Điều quan trọng không phải ai đang cầm con dấu, mà quy chế của công ty ghi ai được dùng nó.

Trả Lời Nhanh

Bảng Tóm Tắt Nhanh

Những Tình Huống Thực Tế Thường Gặp

Bốn nhóm tình huống dưới đây chiếm phần lớn các câu hỏi về con dấu mà chúng tôi nhận được.

Tình huống thứ nhất: dấu bị một cá nhân chiếm giữ. Thường xảy ra khi giám đốc bị bãi nhiệm nhưng không bàn giao, hoặc khi các thành viên góp vốn mâu thuẫn. Bên còn lại cho rằng không có dấu thì công ty tê liệt, nên chấp nhận nhượng bộ trong đàm phán. Đây là nhượng bộ không cần thiết, lý do sẽ nói ở phần sau.

Tình huống thứ hai: hợp đồng đã ký nhưng quên đóng dấu. Đến khi phát sinh tranh chấp, bên vi phạm lấy chuyện thiếu dấu ra để phủ nhận hợp đồng. Đây là lập luận yếu, nhưng nếu doanh nghiệp không nắm được cơ sở pháp lý thì dễ hoang mang và chấp nhận thỏa thuận bất lợi.

Tình huống thứ ba: nghe tin phải đăng ký lại dấu sau sáp nhập tỉnh. Từ ngày 01/07/2025, cả nước bỏ cấp huyện và sắp xếp lại đơn vị hành chính cấp tỉnh. Nhiều bài viết trên mạng khẳng định doanh nghiệp phải làm thủ tục đăng ký lại mẫu dấu. Không ít doanh nghiệp đã trả tiền cho dịch vụ làm một thủ tục không tồn tại.

Tình huống thứ tư: mất dấu. Doanh nghiệp không biết phải trình báo ở đâu, có phải đăng báo không, có bị phạt không. Câu trả lời khác hẳn so với thời Luật Doanh nghiệp 2014.

Doanh Nghiệp Có Bắt Buộc Phải Có Con Dấu Không

Câu trả lời ngắn: không bắt buộc phải có dấu khắc, nhưng trên thực tế gần như mọi doanh nghiệp đều cần ít nhất một trong hai hình thức dấu.

Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 mở rộng khái niệm dấu thành hai hình thức song song. Nguyên văn khoản 1:

"Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử."

Chữ "hoặc" ở đây quan trọng. Doanh nghiệp chỉ dùng chữ ký số, không có con dấu khắc nào, vẫn hoàn toàn hợp pháp. Nhiều công ty công nghệ và công ty một thành viên hiện đang hoạt động theo cách này.

Nhưng khoản 3 Điều 43 có một mệnh đề cần đọc kỹ: doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật. Nghĩa là vẫn tồn tại những giao dịch mà pháp luật chuyên ngành hoặc quy định của cơ quan tiếp nhận yêu cầu có dấu. Ví dụ thường gặp là hồ sơ dự thầu, hồ sơ xin giấy phép con, một số biểu mẫu của cơ quan hành chính, và yêu cầu riêng của ngân hàng hoặc đối tác trong hợp đồng.

Vì vậy khuyến nghị thực tế của chúng tôi là: doanh nghiệp nên có cả hai. Chữ ký số để giao dịch điện tử với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, đăng ký kinh doanh. Một con dấu tròn để dùng cho các hồ sơ giấy mà bên tiếp nhận vẫn quen yêu cầu.

Căn Cứ Pháp Lý

Bốn văn bản sau chi phối toàn bộ vấn đề con dấu doanh nghiệp. Điều quan trọng là biết văn bản nào không áp dụng, vì đây chính là nguồn gốc của hầu hết thông tin sai.

Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 có ba khoản

Khoản 1 xác định hai hình thức dấu như đã trích ở trên. Khoản 2 trao quyền tự quyết cho doanh nghiệp:

"Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp."

Khoản 3 giao việc quản lý cho nội bộ doanh nghiệp:

"Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật."

Ba khoản này thay thế toàn bộ cơ chế cũ. Luật Doanh nghiệp 2014 từng yêu cầu doanh nghiệp thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trước khi sử dụng. Luật Doanh nghiệp 2020 bỏ hẳn quy định đó, và nghị định hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp cũng không còn thủ tục nào liên quan đến mẫu dấu.

Vì sao Nghị định 99/2016 không áp dụng cho doanh nghiệp

Đây là điểm cần nhấn mạnh. Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu quy định thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan công an, cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, thủ tục khi mất dấu. Nhưng khoản 2 Điều 1 của chính nghị định này loại trừ rõ ràng: nghị định không điều chỉnh việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư.

Nghị định 99/2016 áp dụng cho cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng, Mặt trận Tổ quốc, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo và một số tổ chức khác. Doanh nghiệp thông thường nằm ngoài danh sách này.

Hệ quả: mọi bài viết hướng dẫn doanh nghiệp làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu, nộp hồ sơ cho công an, xin Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đều đang áp dụng nhầm văn bản. Doanh nghiệp không có thủ tục đó.

Bốn Hiểu Lầm Khiến Doanh Nghiệp Mất Tiền

Hiểu lầm 1: ai giữ dấu thì người đó điều hành được công ty

Đây là hiểu lầm đắt giá nhất. Con dấu là một vật, không phải một quyền. Người đại diện theo pháp luật có thẩm quyền ký kết nhân danh doanh nghiệp là do điều lệ và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận, không phải do đang cầm con dấu.

Khi một cá nhân chiếm giữ dấu, công ty có ba hướng xử lý song song. Thứ nhất, khắc con dấu mới. Vì luật cho phép doanh nghiệp tự quyết định số lượng dấu và không phải thông báo với ai, công ty hoàn toàn có thể làm dấu mới theo nghị quyết của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị. Thứ hai, ban hành quy chế hoặc nghị quyết tuyên bố con dấu cũ không còn giá trị sử dụng, thông báo cho ngân hàng và các đối tác chính. Thứ ba, nếu người giữ dấu dùng dấu để ký kết gây thiệt hại thì xử lý theo hướng vượt quá thẩm quyền đại diện, đồng thời cân nhắc trách nhiệm bồi thường.

Điều kiện tiên quyết cho cả ba hướng là công ty phải có nghị quyết hợp lệ của cơ quan có thẩm quyền. Nếu cơ cấu sở hữu bị bế tắc, ví dụ hai bên mỗi bên 50%, thì vấn đề thật sự không nằm ở con dấu mà nằm ở điều lệ.

Hiểu lầm 2: hợp đồng không đóng dấu thì vô hiệu

Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 liệt kê các điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự: chủ thể có năng lực phù hợp, tham gia hoàn toàn tự nguyện, mục đích và nội dung không vi phạm điều cấm của luật và không trái đạo đức xã hội. Khoản 2 Điều 117 nói rõ hình thức của giao dịch chỉ là điều kiện có hiệu lực trong trường hợp luật có quy định.

Không có quy định chung nào buộc mọi hợp đồng của doanh nghiệp phải đóng dấu. Yếu tố quyết định là chữ ký của người có thẩm quyền, tức người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Con dấu chỉ là dấu hiệu nhận diện bổ sung.

Điều này không có nghĩa nên bỏ dấu. Trong tranh chấp, hợp đồng có đủ chữ ký và dấu dễ chứng minh hơn. Nhưng nếu đã lỡ ký thiếu dấu thì đừng để đối tác dùng chuyện đó gây sức ép.

Hiểu lầm 3: sau sáp nhập tỉnh phải đăng ký lại con dấu

Không có thủ tục đăng ký mẫu dấu dành cho doanh nghiệp, nên cũng không có thủ tục đăng ký lại. Việc sắp xếp đơn vị hành chính không tạo ra nghĩa vụ pháp lý nào buộc doanh nghiệp phải khắc lại dấu.

Tuy nhiên có một khía cạnh thực tế. Nếu con dấu của doanh nghiệp khắc kèm địa danh, ví dụ tên quận huyện đã không còn tồn tại từ ngày 01/07/2025, hoặc tên tỉnh cũ đã sáp nhập, thì thông tin trên dấu không còn khớp với địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Bên tiếp nhận hồ sơ có thể thắc mắc và yêu cầu giải trình.

Khuyến nghị: kiểm tra xem dấu của công ty có khắc địa danh không. Phần lớn dấu tròn doanh nghiệp chỉ khắc tên công ty và mã số doanh nghiệp, không khắc địa chỉ, nên không có vấn đề gì. Nếu có khắc địa danh cũ thì nên khắc dấu mới cho gọn, chi phí không đáng kể và không cần làm thủ tục nào.

Hiểu lầm 4: con dấu bắt buộc phải có mã số doanh nghiệp

Khoản 2 Điều 43 trao cho doanh nghiệp quyền quyết định nội dung dấu, và luật hiện hành không liệt kê thông tin bắt buộc phải có. Thói quen khắc tên công ty kèm mã số doanh nghiệp bắt nguồn từ Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp 2014, khi đó nội dung dấu phải thể hiện tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Nghị định 96/2015 đã bị Nghị định 47/2021/NĐ-CP thay thế, và nghị định mới không còn quy định nào về nội dung mẫu dấu.

Dù vậy, giữ hai thông tin này trên dấu vẫn là thực hành tốt. Mã số doanh nghiệp giúp phân biệt các công ty trùng tên và giúp đối tác đối chiếu nhanh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Ai Được Giữ Dấu Và Xử Lý Khi Bị Chiếm Giữ

Luật không chỉ định ai giữ dấu. Khoản 3 Điều 43 giao việc này cho điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành. Nói cách khác, nếu công ty không viết ra thì không có quy tắc nào cả, và đó là lý do tranh chấp xảy ra.

Nội dung thứ sáu là nội dung ít công ty nào có, nhưng lại là nội dung cứu công ty khi xảy ra chuyện. Nếu quy chế đã ghi sẵn rằng Hội đồng thành viên có quyền ra nghị quyết tuyên bố dấu cũ hết giá trị và làm dấu mới, thì việc một cá nhân giữ dấu không còn ý nghĩa gì.

Trình tự xử lý khi con dấu bị chiếm giữ

Quy Trình Làm Con Dấu Và Chi Phí

Quy trình hiện nay rất ngắn vì đã bỏ hết thủ tục hành chính.

Mức phí khắc dấu là giá dịch vụ trên thị trường, không phải mức do nhà nước quy định, nên có thể chênh lệch giữa các cơ sở và thay đổi theo thời điểm. Doanh nghiệp nên hỏi giá trực tiếp trước khi đặt.

Có Nên Thuê Luật Sư Không

Với việc khắc một con dấu thông thường thì không cần. Thủ tục đơn giản, không có hồ sơ nộp cơ quan nhà nước, doanh nghiệp tự làm được.

Nên có luật sư trong bốn tình huống sau.

Khi con dấu đang bị chiếm giữ trong bối cảnh tranh chấp nội bộ. Đây là tình huống mà mỗi bước đi đều tạo ra chứng cứ cho phiên tòa sau này. Ra nghị quyết sai thủ tục, khắc dấu mới khi chưa đủ căn cứ, hoặc gửi thông báo với nội dung không chính xác đều có thể trở thành điểm yếu. Chi phí tư vấn ở giai đoạn này thấp hơn nhiều so với chi phí theo kiện.

Khi cần xây dựng quy chế quản lý và sử dụng dấu cho công ty có nhiều chi nhánh. Phân quyền đóng dấu giữa trụ sở chính và các chi nhánh, giữa các cấp phê duyệt, cần thiết kế đồng bộ với quy chế tài chính và quy chế ủy quyền.

Khi phát hiện có giao dịch được ký bằng dấu nhưng người ký không có thẩm quyền. Cần đánh giá từng giao dịch để quyết định nên công nhận hay yêu cầu tuyên bố vô hiệu, vì hai hướng này dẫn đến hậu quả tài chính rất khác nhau.

Khi nghi ngờ có người làm giả con dấu của công ty. Hành vi làm giả con dấu của cơ quan, tổ chức có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 341 Bộ luật Hình sự 2015, với khung cơ bản là phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng, cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 06 tháng đến 02 năm, khung cao nhất là phạt tù từ 03 năm đến 07 năm. Việc thu thập chứng cứ và trình báo cần làm đúng cách ngay từ đầu.

5 Sai Lầm Thường Gặp

Sai lầm 1: không ban hành quy chế quản lý và sử dụng dấu

Khoản 3 Điều 43 nói việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo điều lệ hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành. Nếu cả điều lệ lẫn quy chế đều im lặng thì khi xảy ra tranh chấp, không có căn cứ nào để nói ai giữ dấu là đúng. Đây là sai lầm phổ biến nhất và cũng dễ khắc phục nhất, chỉ cần một văn bản nội bộ vài trang.

Sai lầm 2: giao dấu cho một người nắm giữ tuyệt đối

Nhiều công ty để giám đốc vừa là người đại diện theo pháp luật vừa giữ dấu, không có sổ theo dõi, không có cơ chế kiểm soát. Khi người đó rời công ty trong mâu thuẫn, công ty không có bất kỳ công cụ nào. Tối thiểu nên tách người giữ dấu và người phê duyệt sử dụng dấu thành hai vị trí khác nhau.

Sai lầm 3: tin rằng phải làm thủ tục với cơ quan nhà nước

Do Nghị định 99/2016 vẫn còn hiệu lực với các tổ chức khác, thông tin về thủ tục đăng ký mẫu dấu vẫn xuất hiện dày đặc trên mạng. Doanh nghiệp đọc nhầm rồi trả tiền cho dịch vụ làm một thủ tục không tồn tại, hoặc lo lắng vì nghĩ mình đang vi phạm. Nguyên tắc kiểm tra nhanh: nếu là doanh nghiệp đăng ký theo Luật Doanh nghiệp thì mọi hướng dẫn dẫn chiếu Nghị định 99/2016 đều không áp dụng cho mình.

Sai lầm 4: để chữ ký số hết hạn

Chứng thư chữ ký số công cộng có thời hạn tối đa 03 năm. Doanh nghiệp thường chỉ phát hiện chứng thư hết hạn vào đúng hôm cần nộp tờ khai thuế. Nên đặt nhắc lịch gia hạn trước ít nhất 30 ngày và giao trách nhiệm theo dõi cho một người cụ thể.

Sai lầm 5: đóng dấu treo, dấu giáp lai tùy tiện

Dấu treo và dấu giáp lai không thay thế được dấu đóng lên chữ ký của người có thẩm quyền. Dấu treo thường chỉ nhằm xác nhận văn bản là của doanh nghiệp phát hành, còn dấu giáp lai nhằm chống thay trang. Một số doanh nghiệp đóng dấu treo lên hợp đồng rồi coi như đã ký kết hợp lệ. Khi tranh chấp, bên kia sẽ lập luận rằng văn bản chưa được người có thẩm quyền chấp thuận nội dung.

Câu Hỏi Thường Gặp

Doanh nghiệp có bắt buộc phải có con dấu không?

Không bắt buộc phải có dấu khắc. Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định dấu bao gồm dấu làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số, và doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức, nội dung. Doanh nghiệp chỉ dùng chữ ký số vẫn hợp pháp. Tuy nhiên khoản 3 Điều 43 nêu doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật, nên trên thực tế vẫn có những hồ sơ mà bên tiếp nhận yêu cầu dấu khắc.

Con dấu doanh nghiệp có phải đăng ký với cơ quan công an không?

Không. Khoản 2 Điều 1 Nghị định 99/2016/NĐ-CP loại trừ rõ ràng: nghị định này không điều chỉnh việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư. Doanh nghiệp không có thủ tục đăng ký mẫu con dấu, không được cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Thủ tục thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cũng đã bãi bỏ từ ngày 01/01/2021.

Sau khi sáp nhập tỉnh, con dấu khắc địa chỉ cũ có còn dùng được không?

Không có quy định nào buộc doanh nghiệp khắc lại dấu sau khi sắp xếp đơn vị hành chính. Về mặt pháp lý, con dấu cũ vẫn dùng được. Nhưng nếu dấu có khắc tên quận huyện đã bỏ từ ngày 01/07/2025 hoặc tên tỉnh đã sáp nhập, thông tin trên dấu sẽ lệch với địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bên tiếp nhận hồ sơ có thể thắc mắc. Trường hợp này nên khắc dấu mới, không cần làm thủ tục gì với cơ quan nhà nước.

Hợp đồng chỉ có chữ ký, không đóng dấu thì có hiệu lực không?

Có, trừ khi pháp luật yêu cầu hình thức cụ thể cho loại giao dịch đó. Khoản 2 Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 quy định hình thức của giao dịch dân sự là điều kiện có hiệu lực trong trường hợp luật có quy định. Không có quy định chung nào buộc mọi hợp đồng doanh nghiệp phải đóng dấu. Yếu tố quyết định là chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ.

Công ty được có bao nhiêu con dấu?

Không giới hạn. Khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 trao cho doanh nghiệp quyền quyết định số lượng dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác. Doanh nghiệp có thể làm nhiều dấu giống nhau cho các bộ phận, hoặc nhiều dấu khác nhau có đánh số phân biệt. Điều cần làm là ghi rõ trong quy chế nội bộ dấu nào dùng cho việc gì và ai quản lý.

Chữ ký số có thay thế hoàn toàn con dấu không?

Về mặt Luật Doanh nghiệp, chữ ký số là một trong hai hình thức dấu nên có thể thay thế. Nhưng trên thực tế còn phụ thuộc vào bên tiếp nhận. Giao dịch điện tử với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, đăng ký kinh doanh thì chữ ký số là bắt buộc và con dấu khắc không dùng được. Ngược lại, hồ sơ giấy nộp trực tiếp thì nhiều nơi vẫn yêu cầu dấu khắc. Vì vậy phần lớn doanh nghiệp duy trì cả hai.

Giám đốc bị bãi nhiệm nhưng không bàn giao dấu thì xử lý thế nào?

Công ty không cần phụ thuộc vào con dấu đó. Trình tự gồm gửi văn bản yêu cầu bàn giao có chứng cứ giao nhận, họp và ra nghị quyết hợp lệ về việc chấm dứt sử dụng dấu cũ và làm dấu mới, khắc dấu mới rồi thông báo cho ngân hàng và các đối tác. Điều kiện bắt buộc là nghị quyết phải đúng trình tự điều lệ, nếu sai thủ tục thì nghị quyết có thể bị yêu cầu hủy.

Mất con dấu thì phải trình báo ở đâu?

Doanh nghiệp không thuộc phạm vi Nghị định 99/2016 nên không có thủ tục khai báo mất dấu với cơ quan công an như các tổ chức khác. Việc cần làm là ra quyết định nội bộ ghi nhận sự việc, tuyên bố dấu bị mất không còn giá trị sử dụng, thông báo cho ngân hàng và các đối tác đang có giao dịch, rồi khắc dấu mới. Nếu nghi ngờ dấu bị lấy cắp để sử dụng trái phép thì nên trình báo công an để tạo cơ sở xử lý sau này.

Dấu treo và dấu giáp lai khác gì dấu đóng lên chữ ký?

Dấu đóng lên chữ ký của người có thẩm quyền là dấu hiệu xác nhận doanh nghiệp chấp thuận nội dung văn bản. Dấu treo thường đóng lên trang đầu để xác nhận văn bản do doanh nghiệp phát hành, còn dấu giáp lai đóng qua mép các trang để chống thay trang. Hai loại sau không thay thế được loại đầu. Hợp đồng chỉ có dấu treo mà không có chữ ký của người có thẩm quyền thì rất khó chứng minh doanh nghiệp đã đồng ý giao kết.

Kết Luận

Con dấu doanh nghiệp từ năm 2021 đã chuyển từ một thủ tục hành chính thành một vấn đề quản trị nội bộ. Nhà nước không cấp, không quản lý, không đòi thông báo. Toàn bộ quy tắc nằm trong điều lệ và quy chế của chính công ty.

Điều đó có nghĩa mọi tranh chấp về con dấu thực chất là tranh chấp về quản trị. Công ty có quy chế rõ ràng thì việc một cá nhân giữ dấu không gây ra hậu quả gì đáng kể, vì công ty có quyền ra nghị quyết làm dấu mới. Công ty không có quy chế thì con dấu trở thành con tin.

Ba việc nên làm ngay, đều không tốn kém. Kiểm tra xem điều lệ hoặc quy chế đã có nội dung về quản lý và sử dụng dấu chưa. Lập sổ theo dõi sử dụng dấu nếu chưa có. Kiểm tra hạn của chứng thư chữ ký số và đặt lịch nhắc gia hạn.