Kỷ Luật Lao Động: Không Có Trong Nội Quy Thì Không Xử Lý Được, Dù Nhân Viên Sai Rõ Ràng

Một quản lý bán hàng làm thất thoát hàng hóa của công ty do sơ suất trong khâu kiểm kê. Công ty họp, lập biên bản, ra quyết định sa thải. Anh khởi kiện và thắng.

Không phải vì anh không có lỗi. Anh có lỗi thật. Công ty thua vì nội quy lao động của họ không có điều khoản nào mô tả hành vi này, và mức thiệt hại không đủ để coi là "gây thiệt hại nghiêm trọng" theo cách nội quy định nghĩa. Khoản 3 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 cấm xử lý kỷ luật đối với hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động.

Phần lớn vụ kiện kỷ luật lao động mà doanh nghiệp thua không phải vì người lao động vô tội. Doanh nghiệp thua vì bốn thứ: hành vi không có trong nội quy, không chứng minh được lỗi, sai trình tự, hoặc hết thời hiệu. Cả bốn đều là lỗi hồ sơ, không phải lỗi phán đoán.

Trả Lời Nhanh

Bảng Tóm Tắt Nhanh

Những Tình Huống Thực Tế Thường Gặp

Nội quy lao động chép mẫu, không mô tả hành vi cụ thể. Đây là gốc rễ của phần lớn vụ thua kiện. Nội quy chỉ ghi chung chung "vi phạm quy định của công ty" mà không liệt kê hành vi, không định nghĩa thế nào là thiệt hại nghiêm trọng. Khi ra tòa, doanh nghiệp không chỉ ra được người lao động vi phạm điều khoản nào.

Phạt tiền hoặc trừ lương thay vì xử lý kỷ luật. Trừ lương vì đi muộn, phạt tiền vì không mặc đồng phục, cắt thưởng vì làm sai. Khoản 2 Điều 127 nghiêm cấm hành vi phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động.

Ra quyết định sa thải qua tin nhắn hoặc email. Không họp, không mời tổ chức đại diện người lao động, không lập biên bản. Quyết định này gần như chắc chắn bị tuyên trái pháp luật khi bị khởi kiện.

Để quá thời hiệu rồi mới xử lý. Phát hiện vi phạm nhưng chần chừ, chờ thu thập thêm chứng cứ, chờ nhân sự bàn giao xong. Sáu tháng trôi qua, quyền xử lý kỷ luật không còn.

Xử lý hai lần cho một hành vi. Đã khiển trách rồi sau đó lại sa thải cùng vì hành vi đó. Một hành vi vi phạm chỉ được áp dụng một hình thức kỷ luật.

Bốn Hình Thức Kỷ Luật Và Khi Nào Áp Dụng

Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 quy định bốn hình thức, xếp theo mức độ tăng dần.

Doanh nghiệp không được tự nghĩ ra hình thức thứ năm. Các biện pháp như điều chuyển công việc để trừng phạt, hạ bậc lương, cắt toàn bộ thưởng, buộc viết kiểm điểm công khai đều không nằm trong bốn hình thức luật định.

Sa thải chỉ áp dụng trong các trường hợp tại Điều 125

Đây là danh sách đóng, doanh nghiệp không được mở rộng. Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động được áp dụng hình thức sa thải khi người lao động có một trong các hành vi sau:

Căn Cứ Pháp Lý

Bốn Nguyên Tắc Bắt Buộc

Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 đặt ra bốn nguyên tắc. Vi phạm bất kỳ nguyên tắc nào đều đủ để quyết định kỷ luật bị tuyên trái pháp luật.

Hai nguyên tắc bổ sung cũng nằm trong Điều 122: không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật đối với một hành vi vi phạm; và khi người lao động đồng thời có nhiều hành vi vi phạm thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất.

Thời Hiệu 06 Tháng Và 12 Tháng

Điều 123 Bộ luật Lao động 2019 quy định hai mốc thời hiệu, tính từ ngày xảy ra hành vi vi phạm.

Điểm cần chú ý: thời hiệu tính từ ngày xảy ra hành vi, không phải từ ngày doanh nghiệp phát hiện. Với hành vi kín như tham ô, gian lận kéo dài, doanh nghiệp có thể phát hiện rất muộn và khi đó thời hiệu đã hết một phần hoặc toàn bộ.

Điều 123 cũng quy định các trường hợp không được xử lý kỷ luật, chẳng hạn người lao động đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng, nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động, đang bị tạm giữ tạm giam, hoặc lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản, người lao động nuôi con dưới 12 tháng tuổi. Khi hết các thời gian này mà thời hiệu đã hết hoặc còn lại không đủ 60 ngày thì được kéo dài thời hiệu, nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian nêu trên.

Trình Tự Đúng Luật

Trình tự quy định tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Ba Hành Vi Bị Nghiêm Cấm

Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm ba hành vi khi xử lý kỷ luật lao động.

Vì sao khoản 3 quan trọng nhất

Đây là điều khoản khiến nhiều doanh nghiệp thua kiện dù người lao động thực sự có lỗi. Nguyên tắc: không có căn cứ văn bản thì không có quyền xử lý kỷ luật.

Nội quy lao động vì vậy không phải một văn bản hình thức. Nó là nguồn duy nhất tạo ra quyền xử lý kỷ luật của doanh nghiệp đối với những hành vi mà pháp luật không quy định sẵn. Nội quy soạn sơ sài đồng nghĩa với việc doanh nghiệp tự giới hạn quyền của mình.

Ba yêu cầu tối thiểu với nội quy lao động về mặt kỷ luật:

• Liệt kê hành vi vi phạm cụ thể, không dùng cụm chung chung như "vi phạm quy định của công ty"
• Định nghĩa các khái niệm định tính, đặc biệt là thế nào là gây thiệt hại nghiêm trọng, thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng, kèm mức tiền cụ thể
• Gắn hành vi với hình thức kỷ luật tương ứng, để việc lựa chọn hình thức có căn cứ chứ không tùy nghi

Về khoản 2: phạt tiền và cắt lương

Đây là hành vi rất phổ biến và nhiều doanh nghiệp không biết là bị cấm. Cần phân biệt ba thứ khác nhau:

Có Nên Thuê Luật Sư Không

Với hình thức khiển trách cho vi phạm nhẹ, hồ sơ rõ ràng và người lao động thừa nhận, doanh nghiệp tự làm được nếu có nội quy tốt và làm đúng trình tự.

Nên có luật sư trong bốn tình huống.

Khi chuẩn bị sa thải. Đây là tình huống rủi ro cao nhất, vì tranh chấp về sa thải thuộc nhóm người lao động được kiện thẳng ra tòa mà không cần qua hòa giải. Chi phí rà soát hồ sơ trước khi ra quyết định thấp hơn rất nhiều so với chi phí nhận lại người lao động, trả lương cho thời gian không được làm việc và bồi thường khi thua kiện.

Khi soạn hoặc sửa nội quy lao động. Nội quy quyết định phạm vi quyền xử lý kỷ luật của doanh nghiệp. Một bản nội quy được thiết kế đúng giúp doanh nghiệp xử lý được những tình huống mà nội quy chép mẫu không xử lý được.

Khi hành vi vi phạm phức tạp hoặc chứng cứ chưa chắc chắn. Nghĩa vụ chứng minh lỗi thuộc về doanh nghiệp. Việc thu thập chứng cứ đúng cách, đặc biệt là chứng cứ điện tử và dữ liệu camera, cần làm sớm và làm đúng để có giá trị chứng minh.

Khi người lao động đã có luật sư. Người lao động có quyền nhờ luật sư bào chữa tại cuộc họp xử lý kỷ luật. Doanh nghiệp không có người am hiểu tham gia sẽ ở thế bất lợi ngay từ khâu lập biên bản.

5 Sai Lầm Thường Gặp

Sai lầm 1: nội quy lao động chép mẫu

Nội quy chỉ ghi chung chung, không liệt kê hành vi cụ thể, không định nghĩa thế nào là thiệt hại nghiêm trọng. Khoản 3 Điều 127 cấm xử lý kỷ luật hành vi không được quy định trong nội quy. Doanh nghiệp không chỉ ra được điều khoản bị vi phạm thì không có quyền xử lý.

Sai lầm 2: phạt tiền, trừ lương thay xử lý kỷ luật

Khoản 2 Điều 127 nghiêm cấm. Việc trừ lương vì đi muộn, phạt tiền vì lỗi tác nghiệp là vi phạm, và người lao động có quyền yêu cầu hoàn trả cùng với việc khiếu nại hoặc khởi kiện.

Sai lầm 3: bỏ qua bước họp và biên bản

Ra quyết định sa thải bằng thông báo mà không họp, không mời tổ chức đại diện người lao động, không cho người lao động bào chữa. Vi phạm cả bốn nguyên tắc tại Điều 122 và gần như chắc chắn thua khi bị kiện.

Sai lầm 4: nhầm thời hiệu tính từ ngày phát hiện

Thời hiệu tính từ ngày xảy ra hành vi vi phạm, không phải từ ngày phát hiện. Sáu tháng với vi phạm thông thường, mười hai tháng với vi phạm liên quan tài chính, tài sản, bí mật kinh doanh và bí mật công nghệ. Doanh nghiệp chờ điều tra kỹ rồi mới xử lý dễ rơi vào tình trạng hết thời hiệu.

Sai lầm 5: áp dụng hai hình thức cho một hành vi

Đã khiển trách rồi sau đó lại kéo dài thời hạn nâng lương hoặc sa thải cùng vì hành vi đó. Điều 122 quy định không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật đối với một hành vi vi phạm. Muốn sa thải vì tái phạm thì phải là hành vi vi phạm mới, xảy ra trong thời gian chưa xóa kỷ luật.

Câu Hỏi Thường Gặp

Có bao nhiêu hình thức xử lý kỷ luật lao động?

Bốn hình thức theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019: khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; cách chức; và sa thải. Doanh nghiệp không được tự đặt ra hình thức khác như hạ bậc lương, điều chuyển công việc để trừng phạt, hay cắt toàn bộ thưởng như một hình thức kỷ luật.

Hành vi không có trong nội quy lao động thì có xử lý kỷ luật được không?

Không. Khoản 3 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm xử lý kỷ luật đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động, hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết, hoặc pháp luật về lao động không có quy định. Đây là lý do phần lớn doanh nghiệp thua kiện dù người lao động thực sự có lỗi.

Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là bao lâu?

Theo Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, thời hiệu là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm. Trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động thì thời hiệu là 12 tháng. Lưu ý thời hiệu tính từ ngày xảy ra hành vi, không phải từ ngày doanh nghiệp phát hiện.

Doanh nghiệp có được phạt tiền hoặc trừ lương nhân viên không?

Không được phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động. Khoản 2 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm hành vi này. Cần phân biệt với việc không trả lương cho thời gian người lao động không làm việc, và với yêu cầu bồi thường thiệt hại theo trách nhiệm vật chất - đây là chế định riêng có căn cứ, trình tự và giới hạn riêng.

Trước khi họp xử lý kỷ luật phải thông báo bao lâu?

Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp, theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Thông báo phải nêu đủ nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp, họ tên người bị xử lý kỷ luật và hành vi vi phạm, gửi đến các thành phần phải tham dự. Thiếu một trong các nội dung này thì thông báo không hợp lệ.

Người lao động vắng mặt thì có họp được không?

Có. Theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trường hợp một trong các thành phần phải tham dự không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt thì người sử dụng lao động vẫn tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động. Tuy nhiên doanh nghiệp phải chứng minh được đã thông báo hợp lệ đúng thời hạn 05 ngày làm việc.

Tự ý nghỉ việc bao nhiêu ngày thì bị sa thải?

Theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày, hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày, mà không có lý do chính đáng thì bị áp dụng hình thức kỷ luật sa thải. Lưu ý cách tính là cộng dồn, không cần liên tục, và vẫn phải thực hiện đầy đủ trình tự xử lý kỷ luật.

Một hành vi có bị áp dụng hai hình thức kỷ luật không?

Không. Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 quy định không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm. Khi người lao động đồng thời có nhiều hành vi vi phạm thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất.

Ai có thẩm quyền ký quyết định kỷ luật lao động?

Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động, hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động. Quyết định do người không có thẩm quyền ký là quyết định không hợp lệ, ngay cả khi nội dung đúng và trình tự đã thực hiện đầy đủ.

Kết Luận

Xử lý kỷ luật lao động là lĩnh vực mà doanh nghiệp thua kiện chủ yếu vì hồ sơ, không phải vì nội dung. Người lao động có lỗi thật nhưng doanh nghiệp vẫn thua, vì bốn lý do lặp đi lặp lại: hành vi không có trong nội quy, không chứng minh được lỗi, sai trình tự, hoặc hết thời hiệu.

Điều đó có nghĩa việc đầu tư vào nội quy lao động và quy trình nội bộ có giá trị hơn nhiều so với việc xử lý từng vụ khi đã xảy ra. Nội quy là nguồn duy nhất tạo ra quyền xử lý kỷ luật đối với những hành vi mà pháp luật không quy định sẵn.

Ba việc nên làm ngay. Rà lại nội quy lao động xem có liệt kê hành vi cụ thể và có định nghĩa thế nào là thiệt hại nghiêm trọng chưa. Rà lại các khoản phạt tiền, trừ lương đang áp dụng trong công ty, vì đây là hành vi bị nghiêm cấm. Lập mẫu thông báo họp và mẫu biên bản chuẩn để không thiếu nội dung khi cần dùng gấp.