Bộ Hồ Sơ Kỷ Luật Và Chấm Dứt Lao Động Đúng Quy Trình: Ba Đường Khác Nhau, Đừng Chọn Nhầm

Một nhân sự không đạt yêu cầu. Doanh nghiệp muốn cho nghỉ. Câu hỏi tưởng đơn giản: làm thế nào cho đúng.

Thực tế là có ba đường hoàn toàn khác nhau, với căn cứ khác nhau, hồ sơ khác nhau và hệ quả tài chính khác nhau. Chọn nhầm đường là nguyên nhân phổ biến nhất khiến doanh nghiệp thua ở giai đoạn giải quyết tranh chấp, kể cả khi lý do cho nghỉ là chính đáng.

Tình huống hay gặp nhất: doanh nghiệp muốn sa thải vì nhân sự làm việc kém, trong khi làm việc kém không phải là căn cứ sa thải theo luật. Hoặc doanh nghiệp gọi là "thỏa thuận chấm dứt" nhưng không có văn bản nào thể hiện sự thỏa thuận đó.

Bài này nói rõ ba đường, tài liệu cần có cho từng đường, các mốc thời hạn không được bỏ lỡ, và cái giá của việc làm sai.

Trong tranh chấp lao động, doanh nghiệp thường không thua vì lý do cho nghỉ, mà vì hồ sơ không chứng minh được quy trình đã đúng.

Trả Lời Nhanh

Bảng Tóm Tắt Nhanh

Ba Đường Xử Lý, Chọn Đúng Trước Đã

Đây là bước quan trọng nhất và là chỗ sai nhiều nhất.

Điều Kiện Tiên Quyết: Nội Quy Lao Động

Không có nội quy lao động thì đường kỷ luật gần như đóng lại.

Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động, không được thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật về lao động không có quy định.

Nói cách khác: hành vi phải được ghi ở đâu đó trước khi xảy ra. Không thể ra quy định sau rồi áp ngược lại.

Hai nội dung trong nội quy có giá trị thực tế nhất khi cần xử lý: danh mục hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng, và quy định về trường hợp được coi là gây thiệt hại nghiêm trọng. Nội quy viết chung chung thì khi cần dùng lại không dùng được.

Căn Cứ Pháp Lý

Bộ Hồ Sơ Đường Kỷ Luật

Đây là đường có yêu cầu hồ sơ nặng nhất, và cũng là đường doanh nghiệp hay làm thiếu.

Về trình tự: Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 quy định nguyên tắc, trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động, và Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn cụ thể. Ba nguyên tắc dễ vi phạm nhất:

Một, phải chứng minh được lỗi. Không có chứng cứ thì không xử lý được, dù mọi người trong công ty đều biết chuyện gì đã xảy ra.

Hai, một hành vi chỉ áp dụng một hình thức. Điều 122 quy định không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động.

Ba, có các trường hợp không được xử lý kỷ luật. Khoản 4 và khoản 5 Điều 122 quy định các trường hợp không được xử lý kỷ luật lao động, ví dụ người lao động đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng, hoặc vi phạm khi mắc bệnh làm mất khả năng nhận thức. Điều 127 nghiêm cấm một số hành vi khi xử lý kỷ luật, trong đó có việc phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động.

Bộ Hồ Sơ Đường Đơn Phương Chấm Dứt

Đường này ít thủ tục họp hành hơn, nhưng đòi hỏi căn cứ vững và tuân thủ thời hạn báo trước.

Về thời hạn báo trước, Điều 36 quy định người sử dụng lao động phải báo trước ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn; ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng; và ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng cũng như một số trường hợp khác theo quy định. Với một số ngành, nghề, công việc đặc thù, thời hạn báo trước thực hiện theo quy định riêng.

Trường hợp riêng: cắt giảm vì lý do kinh tế hoặc thay đổi cơ cấu

Đây thực chất là một nhánh riêng với thủ tục nặng hơn. Điều 42 Bộ luật Lao động 2019 quy định nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế, trong đó có việc xây dựng phương án sử dụng lao động theo Điều 44, trao đổi với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nơi có tổ chức này, và thông báo cho cơ quan chuyên môn về lao động.

Người lao động bị mất việc làm trong trường hợp này được xem xét trợ cấp mất việc làm theo Điều 47, khác với trợ cấp thôi việc theo Điều 46.

Doanh nghiệp định cắt giảm nhiều vị trí nên rà trước, vì bỏ qua bước phương án sử dụng lao động là lỗi quy trình khó khắc phục về sau.

Đường Thỏa Thuận Chấm Dứt

Đường ít rủi ro nhất và hay bị làm ẩu nhất.

Nhiều doanh nghiệp gọi việc cho nghỉ là "thỏa thuận" nhưng không có văn bản nào thể hiện sự thỏa thuận đó, hoặc chỉ có tin nhắn trao đổi. Khi phát sinh tranh chấp, không có gì để chứng minh hai bên đã cùng đồng ý.

Lưu ý về nội dung cam kết không khiếu nại: điều khoản dạng này cần soạn thận trọng, vì một số quyền của người lao động không thể bị hạn chế bằng thỏa thuận. Đây là nội dung nên có luật sư rà thay vì tự soạn.

Các Mốc Thời Hạn Không Được Bỏ Lỡ

Mốc bị bỏ lỡ nhiều nhất là thời hiệu xử lý kỷ luật. Doanh nghiệp phát hiện vi phạm, cân nhắc, trao đổi nội bộ, chờ thêm - rồi khi quyết định làm thì đã quá hạn. Cần lưu ý khoản 2 Điều 123: khi hết thời gian thuộc các trường hợp tại khoản 4 Điều 122, nếu hết thời hiệu hoặc còn thời hiệu nhưng không đủ 60 ngày thì được kéo dài nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian đó. Ngoài cửa này, hết thời hiệu là mất quyền xử lý kỷ luật với hành vi đó.

Cái Giá Của Việc Làm Sai

Nói bằng con số để doanh nghiệp cân nhắc đúng mức.

Điều 41 Bộ luật Lao động 2019 quy định nghĩa vụ của người sử dụng lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật: phải nhận người lao động trở lại làm việc theo hợp đồng lao động đã giao kết; phải trả tiền lương, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp trong những ngày người lao động không được làm việc; và phải trả thêm cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động.

Các trường hợp không muốn hoặc không thể nhận người lao động trở lại, cũng như trường hợp vi phạm quy định về thời hạn báo trước, có nghĩa vụ riêng theo cùng điều luật.

Quy Trình

Bước 1: đánh giá tình huống và chọn đường

Xác định bản chất vấn đề là hành vi vi phạm, năng lực không đáp ứng, hay nhu cầu tổ chức lại. Kết quả bước này quyết định toàn bộ hồ sơ phía sau, nên không được làm ngược - tức không chọn hình thức trước rồi tìm căn cứ sau.

Bước 2: rà nền tảng và chứng cứ hiện có

Kiểm tra nội quy lao động có quy định hành vi tương ứng không, quy chế đánh giá có không, hợp đồng lao động và mô tả công việc thể hiện gì. Đồng thời kiểm tra thời hiệu còn không.

Nếu nền tảng còn thiếu, đây là lúc nói rõ với doanh nghiệp rằng phải bổ sung trước, không phải sau.

Bước 3: dựng bộ hồ sơ theo đường đã chọn

Soạn đầy đủ các tài liệu tương ứng: thông báo, biên bản, quyết định, văn bản báo trước, biên bản bàn giao, bảng tính thanh toán.

Bước 4: hướng dẫn thực hiện và kiểm soát mốc thời gian

Bàn giao kèm hướng dẫn về thứ tự thực hiện, thành phần phải tham dự cuộc họp, cách lập biên bản, và lịch các mốc thời hạn.

Một mốc dễ bị bỏ qua: Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu thông báo về cuộc họp xử lý kỷ luật ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp, gửi đủ thành phần phải tham dự, và người sử dụng lao động cần giữ được bằng chứng đã gửi và đã nhận.

Bước 5: rà lại hồ sơ sau khi thực hiện

Kiểm tra bộ hồ sơ đã hoàn chỉnh chưa, có chỗ nào thiếu chữ ký hoặc thiếu tài liệu không, và lưu trữ theo cách có thể xuất trình khi cần.

Chi Phí

Với doanh nghiệp chưa có nội quy lao động hoặc quy chế đánh giá, chúng tôi thường đề xuất làm phần nền tảng trước, vì không có nền tảng thì bộ hồ sơ cho một vụ việc cụ thể cũng khó đứng vững.

5 Sai Lầm Thường Gặp

Sai lầm 1: chọn hình thức trước, tìm căn cứ sau. Doanh nghiệp quyết định sa thải rồi mới tìm xem quy vào lỗi gì. Cách làm đúng là đánh giá bản chất sự việc trước, rồi mới chọn đường xử lý tương ứng.

Sai lầm 2: sa thải vì làm việc kém. Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 giới hạn các trường hợp áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải, và năng lực không đáp ứng không thuộc nhóm đó. Tình huống này thuộc đường khác, và cần quy chế đánh giá.

Sai lầm 3: để hết thời hiệu. Thời hiệu xử lý kỷ luật là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm, hoặc 12 tháng với hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh. Cân nhắc quá lâu là mất luôn quyền xử lý.

Sai lầm 4: phạt tiền hoặc cắt lương thay vì xử lý kỷ luật. Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm hành vi này. Đây là cách làm phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ và tạo rủi ro cho chính doanh nghiệp.

Sai lầm 5: gọi là thỏa thuận nhưng không có văn bản. Khi phát sinh tranh chấp, tin nhắn và lời nói rất khó thay thế một văn bản thỏa thuận chấm dứt có chữ ký hai bên.

Câu Hỏi Thường Gặp

Nhân viên làm việc kém, tôi sa thải được không?

Không theo đường kỷ luật. Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 giới hạn các trường hợp được áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải, và năng lực làm việc không đáp ứng yêu cầu không nằm trong nhóm đó. Tình huống này thường thuộc đường đơn phương chấm dứt với căn cứ không hoàn thành công việc - và đường đó đòi hỏi doanh nghiệp phải có quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc cùng kết quả đánh giá theo quy chế đó.

Công ty chưa có nội quy lao động thì xử lý kỷ luật được không?

Rất khó. Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm xử lý kỷ luật đối với hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động, không được thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật về lao động không có quy định. Ngoài ra, Điều 118 quy định người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, và nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy phải bằng văn bản. Doanh nghiệp chưa có nội quy nên xử lý phần nền tảng trước.

Thời hiệu xử lý kỷ luật là bao lâu?

Điều 123 Bộ luật Lao động 2019 quy định thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động thì thời hiệu là 12 tháng. Khoản 4 và khoản 5 Điều 122 quy định các trường hợp không được xử lý kỷ luật lao động, còn khoản 2 Điều 123 cho phép kéo dài thời hiệu tối đa 60 ngày kể từ ngày hết thời gian thuộc khoản 4 Điều 122.

Một hành vi vừa cách chức vừa trừ lương được không?

Không. Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 quy định không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Ngoài ra, Điều 127 nghiêm cấm việc phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động - đây là cách làm khá phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ và tạo rủi ro pháp lý cho chính doanh nghiệp.

Phải báo trước bao nhiêu ngày khi cho nghỉ việc?

Với đường đơn phương chấm dứt, Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động phải báo trước ít nhất 45 ngày với hợp đồng lao động không xác định thời hạn; ít nhất 30 ngày với hợp đồng xác định thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng; ít nhất 03 ngày làm việc với hợp đồng xác định thời hạn dưới 12 tháng và một số trường hợp khác. Một số ngành, nghề, công việc đặc thù có quy định riêng. Với đường kỷ luật thì không áp dụng thời hạn báo trước này.

Cho nghỉ sai thì công ty phải trả những gì?

Điều 41 Bộ luật Lao động 2019 quy định khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật, người sử dụng lao động phải nhận người lao động trở lại làm việc theo hợp đồng đã giao kết; phải trả tiền lương, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp trong những ngày người lao động không được làm việc; và phải trả thêm ít nhất 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động. Các trường hợp không nhận trở lại và trường hợp vi phạm thời hạn báo trước có nghĩa vụ riêng theo cùng điều luật.

Sau khi chấm dứt, phải thanh toán trong bao lâu?

Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt theo quy định thì thời hạn có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày. Ngoài thanh toán, người sử dụng lao động còn có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm và trả lại giấy tờ theo quy định.

Công ty muốn cắt giảm nhiều vị trí vì khó khăn, làm thế nào?

Đây là nhánh riêng với thủ tục nặng hơn. Điều 42 Bộ luật Lao động 2019 quy định nghĩa vụ của người sử dụng lao động khi thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế, trong đó có việc xây dựng phương án sử dụng lao động theo Điều 44, trao đổi với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nơi có tổ chức này, và thông báo cho cơ quan chuyên môn về lao động. Người lao động mất việc trong trường hợp này được xem xét trợ cấp mất việc làm theo Điều 47, khác với trợ cấp thôi việc theo Điều 46. Bỏ qua bước phương án sử dụng lao động là lỗi quy trình khó khắc phục.

Thỏa thuận chấm dứt có cần văn bản không?

Rất nên có, và nên soạn đầy đủ. Nhiều doanh nghiệp gọi việc cho nghỉ là thỏa thuận nhưng chỉ có tin nhắn trao đổi, và khi phát sinh tranh chấp thì không chứng minh được hai bên đã cùng đồng ý. Văn bản nên xác định rõ đây là thỏa thuận chấm dứt, ngày chấm dứt, các khoản thanh toán và thời điểm, việc bàn giao, và các nghĩa vụ còn hiệu lực sau khi chấm dứt.

Có thể yêu cầu người lao động cam kết không khiếu nại không?

Điều khoản dạng này cần soạn thận trọng, vì một số quyền của người lao động không thể bị hạn chế bằng thỏa thuận. Một cam kết viết quá rộng có thể không có giá trị ở phần vượt quá, và trong một số trường hợp còn làm yếu chính văn bản thỏa thuận. Đây là nội dung nên có luật sư rà thay vì dùng mẫu tải trên mạng.

Luật sư có tham gia cuộc họp xử lý kỷ luật được không?

Có, và đây là nội dung thuộc gói có luật sư tham gia, phí từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng. Giá trị của việc này nằm ở chỗ bảo đảm trình tự được thực hiện đúng, biên bản ghi nhận đầy đủ, và xử lý được các tình huống phát sinh ngay tại cuộc họp - những thứ khó sửa lại sau khi cuộc họp đã kết thúc.

Kết Luận

Ba đường xử lý khác nhau: kỷ luật lao động, đơn phương chấm dứt, và thỏa thuận chấm dứt. Việc quan trọng nhất là đánh giá bản chất sự việc trước, rồi mới chọn đường - không phải chọn hình thức trước rồi tìm căn cứ sau.

Với đường kỷ luật, điều kiện tiên quyết là nội quy lao động có quy định hành vi đó. Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm xử lý kỷ luật với hành vi không được quy định trước.

Về thời hạn, mốc bị bỏ lỡ nhiều nhất là thời hiệu xử lý kỷ luật: 06 tháng, hoặc 12 tháng với nhóm hành vi liên quan tài chính, tài sản, bí mật công nghệ và bí mật kinh doanh.

Và cái giá của việc làm sai được quy định rõ tại Điều 41: nhận trở lại làm việc, trả lương và đóng bảo hiểm những ngày không được làm việc, cộng ít nhất 02 tháng tiền lương. Chi phí dựng một bộ hồ sơ đúng thường nhỏ hơn nhiều so với con số đó.